SIDOREJO – Pemandangan berbeda terlihat di Kantor Kalurahan Sidorejo selama beberapa hari terakhir. 6 Mahasiswa KKN PPM UGM bersama perangkat desa memusatkan kegiatan mereka pada sebuah program krusial, digitalisasi arsip desa. Kegiatan ini dilaksanakan selama tiga hari, pada tanggal 21, 22, dan 25 Juli 2025, sebagai langkah strategis untuk memodernisasi tata kelola arsip.
Program ini lahir dari pengamatan mendalam terhadap kondisi arsip fisik desa. Banyak dokumen penting, beberapa di antaranya berusia puluhan tahun, menunjukkan tanda-tanda kerusakan. Risiko seperti kertas yang lapuk dimakan usia, tinta yang luntur, hingga ancaman rayap dan kelembapan menjadi justifikasi kuat untuk segera melakukan penyelamatan digital. Lebih dari itu, sistem pengarsipan manual yang ada seringkali membuat proses pencarian data menjadi lambat dan tidak efisien.
Dengan penuh kehati-hatian, para mahasiswa membuka lembaran arsip, membersihkannya dari debu, lalu memindainya satu per satu untuk diubah ke format digital (PDF). Prioritas utama diberikan pada dokumen-dokumen vital, seperti Peraturan Kalurahan (Perkal), Peraturan Lurah (Perlur), buku tanah (letter C), serta dokumen administratif strategis lainnya seperti Laporan Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa.
Ahmad, salah satu mahasiswa UGM yang terlibat, menuturkan tujuan utama dari program ini. "Melihat kondisi banyak ar sip penting yang rentan rusak, kami berinisiatif membantu. Harapan kami, digitalisasi ini bisa mengamankan aset sejarah desa sekaligus membuat pelayanan publik di kemudian hari menjadi lebih cepat dan transparan," ujarnya.
Keberadaan arsip digital ini diharapkan dapat membawa perubahan signifikan. Selain memiliki salinan cadangan yang aman dari kerusakan fisik, perangkat desa kini dapat mengakses dan mencari dokumen yang dibutuhkan dalam hitungan detik. Hal ini menjadi fondasi penting dalam reformasi birokrasi di tingkat desa.
Sebagai tindak lanjut jangka panjang, terwujudnya transparansi informasi kepada masyarakat menjadi salah satu tujuan utama. Dokumen digital yang bersifat publik, terutama Peraturan Kalurahan (Perkal) dan Peraturan Lurah (Perlur), untuk kedepannya akan diunggah secara berkala ke website Desa Sidorejo ini. Dengan demikian, masyarakat dapat dengan mudah mengakses dan memahami peraturan yang berlaku di desa. Langkah ini tidak hanya menjadi solusi pengarsipan modern, tetapi juga merupakan wujud nyata komitmen pemerintah desa untuk menciptakan pemerintahan yang terbuka dan akuntabel.